HML5:n hyvä hallintotapa

(päivitetty 31.10.2022)

HML5:n hyvä hallintotapa -ohjeistus pohjautuu laadittuihin yhdistyksen sääntöihin, jotka löytyvät seuran kotisivuilta Yhdistyksen säännöt   sekä seuran strategiaan, joka on esitetty Seuran arvot ja tavoitetila. Lisätietoa aiheesta Yhdistysten hyvä hallintotapa -suositus (linkki löytyysivun lopusta).

Nämä ohjeet täydentävät ja täsmentävät edellä mainittuja yhdistyksen sääntöjä ja strategiaa. Ylin päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille.  Jäsenet käyttävät päätäntävaltaansa yhdistyksen sääntömääräisessä kevät- tai syyskokouksessa, erillisessä äänestyksessä tai sähköpostiäänestyksessä. Painavasta tai pakottavasta syystä kokous voidaan järjestää kokonaan tai osittain etäkokouksena. Äänioikeus on kaikilla jäsenillä, ellei sitä ole sääntöjen määräyksellä evätty joiltakin jäsenryhmiltä (esimerkiksi kannatusjäseniltä) tai joiltakin jäseniltä (esimerkiksi jäsenmaksunsa laiminlyöneiltä).

Yhdistyksen toimintaa johtaa ja taloutta hoitaa syyskokouksen (loka-joulukuussa) valitsema hallitus, johon kuuluu valittu puheenjohtaja tällä hetkellä neljä (4) varsinaista jäsentä sekä 3 varajäsentä. Hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten toimikausi on kaksi (2) vuotta siten, että heistä on erovuorossa vuosittain noin puolet. Hallitus nimeää tarpeelliseksi katsottavat toimikunnat ja niiden puheenjohtajat.

PUHEENJOHTAJA
VARAPUHEENJOHTAJA
SIHTEERI           
TALOUSPÄÄLLIKKÖ   
TIEDOTTAJA
TALKOOVASTAAVA
HALLITUKSEN VARAJÄSEN       
HALLITUKSEN VARAJÄSEN      

Ottaessaan vastaan toimensa hallituksen jäsenen oletetaan  sitoutuvan käyttämään riittävän määrän aikaa hänelle annetun tehtävän hoitamiseen. Kaikki yhdistyksen toimihenkilöt, päävalmentajaa ja ohjaajia lukuunottamatta,  toimivat täysin talkoohengessä. Kukaan ei saa tehtävistään palkkaa tai muuta hyötyä, vaan kaikki tekevät pyyteetöntä ja arvokasta työtä yhdistyksen hyväksi ja ovat yhteisössä mukana usein puhtaasti rakkaudesta lajiin. Hallituksen jäsenet kuuntelevat jäsenten toiveita ja tuovat niitä hallituksen tietoon.

Hallituksen jäsenen  tulee työskennellä hallituksessa seuran eduksi. Hallituksen jäsenet eivät osallistu asian valmisteluun, käsittelyyn, päätöksentekoon ja toimeenpanoon, jos heidän voidaan katsoa olevan jäävejä. Hallituksen jäsenet ilmoittavat ennen asian valmistelua mahdolliset päätöksentekoon vaikuttavat sidonnaisuudet ja eturistiriidat. Hallituksen jäsen kunnioittaa ja noudattaa hallituksessa tehtyjä päätöksiä, mutta hänen ei tule hyväksyä lain tai sääntöjen vastaisia päätöksiä tai näiden täytäntöönpanoa.

Yhdistyksen toimielinten jäsenten ja toimihenkilöiden tulee tiedostaa vastuunsa yhdistyksen edustajina.  Hallituksen jäsenen vastuu perustuu yhdistyslain velvoitteeseen asioiden huolellisesta hoitamisesta. Muun toimielimen jäsen on vastuussa toimielimelle määrättyjen tehtävien huolellisesta hoitamisesta. Hallituksen vastuu voi olla vahingonkorvausoikeudellista tai rikosoikeudellista. Hallituksen jäsenten vastuu on pääsääntöisesti yhteisvastuullista.

Suomen Miekkailu ja 5-otteluliitto (SM5L) on ottanut jäsenseurojen toiminnassaan mukana oleville toiminnan vastuuvakuutuksen sekä vapaaehtoistyöntekijöiden tapaturmavakuutuksen, lisätietoa osoitteessa: https://www.hml5.fi/yhdistys/seuratoimijavakuutus/

PUHEENJOHTAJA

Hallituksen puheenjohtaja vetää hallituksen virallista työskentelyä. Tähän tehtäväkenttään kuuluvat

•    hallituksen kokousten koolle kutsuminen
•    esityslistojen valmistelu
•    puheen johtaminen hallituksen kokouksissa (vuosikokouksiin valitaan erillinen pj)
•    päätösten toimeenpanon valvominen
•    pöytäkirjan pidosta ja allekirjoittamisesta huolehtiminen
•    virallisten asiakirjojen allekirjoittaminen

Käytännössä puheenjohtajan tehtävä on paljon laajempi yhdistyksen koosta ja toimintamuodoista riippuen. Puheenjohtaja on kehittäjä, kannustaja, innostaja, edustaja, yhdistyksen eri toimijoiden tuki ja turva sekä usein myös esimies, mikäli yhdistyksessä on palkattua työväkeä. Yhdistyksen puheenjohtaja on usein myös yhdistyksen keulakuva, jonka tehtäviin kuuluvat edustaminen, verkostoituminen ja yhteistyö erilaisten sidosryhmien kanssa. Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä, huolehtii sen sujuvuudesta ja pitää silmällä yhdistyksen toiminnan kokonaiskuvaa ja kehityssuuntaa talousarvion ja toimintasuunnitelman puitteissa. Hyvä puheenjohtaja – niin kokouksissa kuin muussakin yhdistyksen toiminnassa –  pystyy kuulemaan kaikkia osallistujia ja ajatuksia tasapuolisesti ja tekemään niistä yhteenvedon päätöksentekoa varten. Tarvittaessa puheenjohtaja myös varmistaa, että päätökset tehdään.

Puheenjohtaja huolehtii siitä, että kokoukset on hyvin valmisteltu. Näin varmistutaan siitä, että kaikilla osallistujilla on tietoa käsiteltäviksi tulevista asioista riittävän ajoissa kokoukseen valmistautumista varten, mikä osaltaan tukee tehokasta ja oikeudenmukaista asioiden hoitamista ja päätöksentekoa. Puheenjohtaja valitsee hallituksen käsiteltäväksi tulevat asiat (sääntömääräisissä kokouksissa on määritelty käsiteltävät asiat erikseen säännöissä), sopii kokouksen menettelytavoista muiden osallistujien kanssa, valvoo, että niitä noudatetaan ja että kokouksesta pidetään pöytäkirjaa sekä ohjaa kokousta esityslistan ja vakiintuneiden kokouskäytäntöjen mukaisesti. Hän vastaa kokouksen ajankäytöstä, sujuvasta etenemisestä, valvoo kokouksen yleistä järjestystä ja yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen noudattamista, jakaa ja kirjaa puheenvuorot, pyytää puheenvuorojen käyttäjiltä tarvittaessa lisäselvityksiä tai tarkennuksia ja johtaa äänestyksen ja vaalin suorittamista. Puheenjohtaja voi myös rohkaista osallistujia keskusteluun esimerkiksi esittämällä kysymyksiä ja saa myös keskeyttää asiasta lipeävän tai sopimattomuuksiin sortuvan puheenvuoron.

VARAPUHEENJOHTAJA

Hallituksen varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan sijaisena tämän ollessa tilapäisesti estyneenä. Varapuheenjohtaja hoitaa yhdistyksen puheenjohtajan tehtäviä, jos yhdistyksen puheenjohtaja on pysyvästi estynyt toimimaan tehtävissään siihen asti, kunnes jäsenkokous valitsee yhdistykselle uuden puheenjohtajan. Hyvää käytäntöä on se, että varapuheenjohtaja säännöllisesti avustaa puheenjohtajaa eri tehtävissä. Hänelle voidaan myös antaa erityisvastuu seuran jonkin toimikunnan tai työryhmän vetämisestä .

SIHTEERI

Sihteeri työskentelee tiiviisti yhdessä puheenjohtajan kanssa. Vaikka sihteeri yleensä kirjoittaa pöytäkirjan, lain mukaan puheenjohtaja vastaa siitä, ja sen vuoksi puheenjohtaja myös allekirjoittaa sen. Monet sihteerin tehtävistä ovat sellaisia, että ne voidaan johtokunnassa sopien jakaa myös muiden kuin sihteerin huolehdittaviksi.

Tyypillisesti sihteeri
• osallistuu kokousten valmisteluun: laatii mm. kokouskutsut yhdessä puheenjohtajan      kanssa sekä hoitaa muita kokousjärjestelyjä
• huolehtii kokousten osanottajalistasta
• avustaa puheenjohtajaa kokouksessa: kirjaa puheenvuoropyynnöt, kirjaa tehdyt
  ehdotukset ja kannatukset ym.
• kirjoittaa kokouksen pöytäkirjat
• valmistelee toimintasuunnitelma- ja toimintakertomusluonnokset ja kirjoittaa ne
  lopulliseen muotoon hyväksymisen jälkeen
• laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset
• hoitaa tilastot
• laatii tiedotteet, anomukset ja muut asiakirjat sekä toimittaa ne asianosaisille
• hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
• hoitaa jäsenluetteloa
• hoitaa yhdistyksen arkistoa, ellei erillistä arkistovastaavaa ole valittu

TALOUSPÄÄLLIKKÖ

Talouspäällikkö hoitaa yhdistyksen raha-asioita. Hän huolehtii kuiteista, pankkiasioista ja laskujen maksamisesta. Talouspäällikkö huolehtii myös kirjanpidon ja tilinpäätöksen hankkimisesta. Talouspäällikkö johtaa taloustoimikuntaa, mikäli sellainen on olemassa. Yleensä talouspäällikkö on hallituksen jäsen, mutta sääntöjen mukaan voi olla myös ulkopuolinen.

Tärkeää yhdistyksen taloudenhoidossa on, että
• kaikki rahaliikenne voidaan todentaa (kuitit, selvitykset ym.)
• kaikki tositteet ovat mapissa aikajärjestyksessä
• kaikki menot perustuvat yhdistyksen kokouksen päätöksiin tai hallituksen tekemiin
  päätöksiin, jotka puolestaan perustuvat hyväksyttyyn talousarvioon
• hallitus tietää aina, mikä on yhdistyksen taloudellinen tilanne.

TIEDOTTAJA

Tiedottajan tehtävänä on koordinoida viestintää ja huolehtia sen toteutuksesta – esimerkiksi vastata viestintäsuunnitelman teosta, muokata tekstejä, ylläpitää ja luoda viestintäkanavia, tehdä tiedotuslistoja ja ylläpitää niitä. Viestintä onnistuu kuitenkin vain, kun tiedottaja tietää, mitä yhdistyksessä on meneillään.

Se, milloin tiedotetaan, harkitaan aina tilanteen mukaan. Tulee miettiä, mitä pitää viestiä 1) ennen jotain tapahtumaa tai asian käsittelyä, 2) sen aikana ja 3) sen jälkeen.

YHDISTYKSESSÄ TOIMIVAT SEURAAVAT TOIMIKUNNAT

Järjestö/taloustoimikunta
Tiedotustoimikunta
Jäsen/virkistystoimikunta
Valmennustoimikunta